Ostalo
Arhiva generiranih dokumenata
E-arhiva okuplja sve dokumente u elektronskom obliku koje producira ili koristi program. Arhiva se generira za svaku godinu zasebno. Arhiva se nalazi (ako drukčije nije zadana) u direktoriju u kojem je program pokrenut. Naziv direktorija arhive nosi ime kao i baza podataka i ima oblik 'ImeBazePodataka\Godina'.
Položaj arhive je definiran u 'Menu/Postavke/Podešavanju programa'. Arhivu možete smjestiti i na drugom mjesto u računalu, pa i na drugo računalo koje je u windows mreži sa Vašim. Arhiva se obično stavlja uz bazu podataka, a ako je baza na serveru onda na server, naravno direktorij na serveru u kojem je arhiva mora biti 'vidljiv' sa Vašeg računala. Razlika je u 'Put do baze podataka' koji ide kroz LAN mrežu i 'Put do arhive' koji ide kroz windows mrežu.
Važno: E-arhiva je u suštini, samo drugi (prošireni) oblik baze podataka, i ima istu dokumentacijsku vrijednost kao i baza podataka, pa se tako i odnosite prema njoj.
Za razliku od položaja arhive, struktura je fiksno definirana u programu. Struktura arhive izgleda otprilike ovako, sastoji se od tri glavna dijela.
Pdf dokumenti
Tasterom 'Štampati/Pregledat', program generira kopiju odnosnog dokumenta, to jest proizvodi se .pdf file koji predstavlja taj dokument. Za arhiviranje se koristi pdf format datoteke, što je i međunarodni standard za arhiviranje. Za čitanje već generirane e-Arhive, brine se operativni sistem ili instalirajte neki pdfReader kao Foxit Reader ili Adobe Reader.
Povezivanje 'Acrobat Reader' sa progranom vrši se iz samog programa, preko 'Menu | Postavke | Podešavanje korisnika | Dodatni podaci', gdje se program usmjerava na adresu (direktorij) 'C:\Program Files\Adobe\Reader 9.0\Reader\AcroRd32.exe' fajla. Najlakši način je otvorit Adobe Reader shotrcut properties, i kopirat 'Target' i prenjet ga u podešavanje programa (bez navodnika).
Sa 'Traži' otvorimo dijalog za otvaranje datoteka, koji je već podešen na direktorij u koji se sprema dokumentacije i na extenziju '.pdf' tako da je pronalazak dokumenta posve jednostavan. Selektiranjem dokument se automatski prikazuje, i spreman je za daljnje korištenje - obično je to štampanje ili bilo što drugo.
Rjeđe se koristi direktno ispis putanje do dokumenta, u tom slučaju otvaranje se ostvaruje izlaskom iz prozora datoteka.
Xml dokumenti
Xml dokumenti se koriste za komunikaciju sa internetom (porezna uprava, banka, E-račun dobavljači, E-račun kupci ...). Xml je otvoreni format, međunarodni standard za prijenos podataka između dvije baze odnosno između dva programa koji upravljaju tim bazama. Ako imate potrebu za čitanje ili uređivanje tih dokumenata, preporučamo 'Notepad++'.
Xls dokumenti
Xls dokumenti se koriste za (kvartalne i godišnje) statističke izvještaje koji se dostavljaju Fini. Xls nije najsretnije rješenje, jer nije otvoreni format (to je Microsoftov format), pa se postavlja problem licence programa za čitanje i uređivanje. Ako imate Microsoft office onda nema problema, kao zamjenu možete koristiti 'Open Office'.
Docx dokumenti
Docx (word dokumenti) se rjeđe koriste, koriste ih JLS za automatsko kreiranje raznih rješenja; temeljeno na predlošku rješenja i podacima iz baze podataka koji se koriste za recimo izdavanje računa po takvom rješenju.